בחירת והטמעת עובד טוב ופורה בעסק בעידן של היום
שלב ראשון – אבחון
המשימה
החברה מתרחבת, מתניעים פרויקט חדש בעבודה או עזיבת עובד ותיק. סיטואציות אלו ודומותיה מעמידות בפני בעל עסק או מנהל משאבי אנוש משימה של גיוס עובד חדש לאיוש התפקיד.
ההחלטה
לאחר גיוס ע"י קורות חיים וסינון ראשוני יגיע שלב ההכרעה. החלטה זו הינה כבדת משקל ובעלת השפעה משמעותית על העסק, התפוקה והאוירה במקום.
עובד טוב ומתאים יוכל להצעיד את הפרויקטים קדימה, לאייש את התפקיד המבוקש בצורה מיטבית, להפיק תפוקת עבודה משובחת. לעומת זאת, עובד שאינו מתאים עלול ליצור קונפליקטים וחיכוכים, לא לענות על קריטריונים קריטיים אשר ישפיעו על איכות העבודה, להוריד מרווחיות העסק ואף להשפיע לרעה על העבודה של כלל העובדים.
אז, כיצד לבחור עובד טוב?
הדרך הנפוצה ביותר לבחירת עובד היא ע"פ אינטואיציה. לאחר ראיון אישי המראיין מנתח את הרושם שהתקבל עליו וסומך על הרגשתו האישית, טביעת העין (הנכונה או לא) ועל הרושם שהשאיר המועמד. החיסרון בדרך הזו הוא טווח הטעויות הרחב המתקבל בהחלטות מסוג זה. המועמד יכול להיות מתורגל בהצגה עצמית מרשימה, לענות תשובות חנפניות כך שהתמונה המתקבלת רחוקה מלהיות מדויקת. בחירת עובד ע"פ אינטואיציה נוטה להיות בחירת מוטעית אשר נתונה להשפעת מצבי רוח רושם ראשוני וכו'.
כלי נוסף בו נעזרים בקבלת החלטות מסוג זה הינו אבחון גרפולוגי. אמנם הגרפולוגיה עשויה לגלות תכונות חשובות, נקודות אופי חבויות וכישורים אישיים, אך עם כל הכבוד לניתוח מסוג זה, לגרפולוגיה אין תוקף מדעי ואינה מספקת בפני עצמה תמונה שלמה.
אף בחירת עובד ע"פ המלצה אישית או הכרות של מכרים עלולה להביא לבחירה מוטעית מכיוון שההמלצות עלולות להיות נגועות באינטרסים ולהביא להחלטות מוטעות וקליטת עובד לא מתאים.
הפתרון
אבחון מקצועי מקיף הבוחן כישורים, יכולות, רמת אמינות ותכונות, הנצרכות להילקח בחשבון ע"י המעסיק בבחירת עובד מתאים.
עד כאן נגענו בבחירת עובד אחד אך כשמדובר בעסק עם מס' עובדים יש לקחת בחשבון גם את מטרת העסק והתאמת העובד למטרה בנוסף חייב שיהיה התאמה של העובד לאלה שיהיו איתו בשיתוף פעולה מתחתיו ומעליו.
שלב שני – חניכה
חניכה טובה ויעילה של העובד שידע ויבין את עבודתו ואת מטרת העסק וכאן מה שיעשה את זה קצר ואפקטיבי זה נוהל כתוב ברור ובהיר
'הייתי כותב לך מכתב קצר יותר, אבל לא היה לי מספיק זמן' (מרק טווין – סופר והומוריסט אמריקני)
כתיבת נוהל נועדה לקבוע דרכי עבודה אחידות, המביעות הבנה ובהירות בין הבעלים למי שמבצע את העבודה בפועל. נוהל מבטיח כי תינתן תשומת לב לכל הנושאים הפשוטים והחשובים שיש להתייחס אליהם במהלך הביצוע. הוא מונע בזבוז כסף, אנרגיה, זמן ומשאבים על מצבים בהם אין מידע ברור על מי מוטל התפקיד, מה עושים באותו זמן ועוד.
תהליך כתיבת הנוהל מספק לנו הזדמנות לבחון את עצמנו ואת העסק ולשפר את מה שנדרש.
איך זה עובד?
אתה מנהל עסק? שקלל בכתב את כל הנתונים: מה המוצר שאתה מספק, מי קהל היעד, איך אתה מגיע אליו, מהו נוהל התשלומים, מי ומתי מטפל בחלקים הפיננסיים של העסק, איך מגייסים עובד ועוד. יש לך אתר? מי מטפל בו, מי ומתי מעלה מוצרים ותכנים חדשים, מי מסיר מהאתר דברים שאינם במלאי, כיצד מעבירים את המבקרים באתר מהתעניינות לרכישה ועוד. בכל סעיף ובעוד חלקים אחרים שלא הזכרתי, צריך להיות נוהל ברור וכתוב שלפיו פועלים.
כיצד בונים נוהל?
- בחר את החלק בעסק עליו אתה כותב נוהל.
- חקור את כל מי שמעורב בתהליך ומפה את הנתונים.
- מלא טופס בו תכתוב את הנוהל לכל מחלקה בנפרד, וקח בחשבון את כל הנתונים: מי כותב את הנוהל, מי האחראי לביצועו, מה מטרת הנוהל, מהן התוצאות שאני רוצה להשיג, הזמן לביצוע, מקום הביצוע, רשימת משימות, מעקב אחר ביצוע, האחראי למעקב ומה קורה במקרים חריגים.
הנוהל אמור לענות על השאלות הבאות: מי עושה פעולה מסוימת, מה ואיך הוא עושה את אותה פעולה, מתי ואיפה הוא נדרש לבצע את הפעולה.
השלב האחרון – תחזוק
בא הוא תחזוק גם בשגרה ולא רק בשינויים
טוני רובינס, יועץ אישי למנהיגים, מחברם של מספר רבי מכר בתחום ההעצמה האישית, מחדד לנו בספרו 'להעיר את הענק שבפנים', מה גורם לנו לנוע קדימה. והוא מציג לנו כך:
'כל מעשה שאנו עושים, נובע מתוך הצורך להימנע מכאב או מתוך רצון להשיג עונג'. ומעבר לכך, נוכל להשיג שינויים לטווח ארוך, במידה ונדע להפעיל את מנגנון הכאב או העונג.
סוד ההצלחה שלנו טמון בלימוד כיצד להשתמש בכאב או בעונג, במקום לאפשר להם להשתמש ולשלוט בנו. אם נעשה זאת, נצליח לשלוט בחיינו, אם לא- ישלטו החיים בנו…
כך פועל המנגנון האנושי שלנו: לא הכאב מניע אותנו, אלא בעיקר החשש שמשהו יוביל לכאב. לא העונג המוחשי מניע אותנו, אלא אמונתנו – תחושתנו, שאם נבצע פעולה מסוימת, נגיע בדרך כלשהי לעונג.
בשביל לתת לעובד מוטיבציה להתקדם הלאה, חשוב שנתגמל אותו, בעמידה ביעד ובכל הצלחה, כשביצעה משימה, כשהגיע להישג כלשהו. התגמול הקטן יסייע לך לשמור על תפוקת העובד לאורך זמן תוך הבנה שעל כל עבודה קשה יש גמול.
מנהל חייב לדעת שיתכן מאוד שיגיע לשלב נוסף והוא החלפת העובד
העסק מחייב מערכת שעובדת ונעה בקצב אחיד לעבר המטרה כשיש תקלה נעשה הכל לתקנה אך כשהתיקון לא מצליח מגיע המקום לבדוק להחליף את החלק שתוקע את ההתקדמות.
נחדד את הדברים להביא את המקסימום שעובד יעשה את העבודה נכון משרת את המטרה גם עם נדרש לזה משאבים רבים מעבר לזה יש לבדוק ויתכן שהוא לא העובד הנכון.
