מתן משוב (פידבק) לעובדים הוא אחד הכלים החשובים ביותר העומדים לרשות מנהלים כדי לשפר ביצועים, לטפח צמיחה מקצועית של העובדים ולבנות תרבות ארגונית חיובית. מחקרים רבים הראו כי עובדים המקבלים משוב בונה ומקצועי בצורה סדירה הם בדרך כלל מרוצים, מחויבים ופרודוקטיביים יותר.
ראשית, משוב סדיר מספק לעובדים הבנה ברורה יותר של ציפיות ההנהלה מהם ושל התחומים והמיומנויות שבהם עליהם לשפר. לדוגמה, משוב כמו: "הרצאה שלך בפגישת הלקוחות הייתה מקצועית מאוד, הצגת את הנתונים בצורה בהירה ומשכנעת" או "לשיפור: בפגישה האחרונה עם הלקוח נראתה מתוחה ועצבנית, כדאי שפעם הבאה תשתדלי לשמור על קור רוח".
כך העובדים יכולים להבין טוב יותר היכן הם עומדים ביחס לציפיות ולהגדיר יעדים ברורים ולעבוד באופן ממוקד ויעיל יותר על מנת לעמוד בהם.
בנוסף, משוב בונה יכול לספק לעובדים תחושת מסוגלות והכרה בהישגיהם ותרומתם לארגון. כאשר המאמץ שהם משקיעים זוכה להכרה, זה תורם לשביעות רצון גבוהה יותר מהעבודה ולמחויבות רבה יותר לארגון. לעומת זאת, מנהלים שאינם נותנים משוב גורמים לתחושת תסכול וחוסר מיצוי אצל העובדים.
שנית, משוב הוא כלי הכרחי לצמיחה והתפתחות מקצועית של העובדים. רק דרך משוב הם יכולים לדעת היכן הם חזקים והיכן עדיין יש להם פערים לסגירה, וכך לפתח את המיומנויות הנדרשות להצלחה בתפקידם. ללא משוב הם פועלים דרך ניחוש ובדידות. מנהל שנותן משוב איכותי ומנחה את העובד כיצד לסגור פערים הופך שותף אקטיבי בצמיחה האישית שלהם בארגון.
לדוגמה, משוב יעיל יכול לכלול: תיאור מפורט של נקודות החוזקה בביצועי העובד, הזדמנויות ספציפיות לשיפור, והמלצות מעשיות לפיתוח (כמו קורסים, אימון אישי וכד'). הפרטים הללו יאפשרו לעובדים לבנות תוכנית אישית לצמיחה בהתאם לפערים ולשאיפות שלהם.
שלישית, משוב יוצר שיח פתוח וחיובי בין מנהלים לעובדים. הוא מאפשר דו-שיח רציף בנושאים שבדרך כלל לא עולים, ושובר חסמי ניכור וחוסר אמון הפוגעים ביחסי העבודה.
לדוגמה, מפגשי משוב אישיים (פ״א בנוסף או במקום לפ״ע) הם הזדמנות למנהל ולעובד לשבת ביחד, ללא הפרעות, ולנהל שיחה פתוחה וכנה על נקודות לשיפור אבל גם על הצלחות ואתגרים נוספים בעבודה. המנהל יכול לא רק "לתת ציונים" אלא גם לשמוע את צרכי העובד, בעיות שהוא מתמודד איתן ורעיונות שיש לו. כך נוצר דו-שיח בונה ותמיכה הדדית.
כתוצאה מכך נוצרת תרבות ארגונית חיובית יותר המבוססת על פתיחות ואמון בין העובדים להנהלה. העובדים מרגישים שיש ערוץ תקשורת פתוח אל ההנהלה ושקולם נשמע, מה שתורם למחויבות ולמעורבות גדולה יותר בארגון.
עם זאת, יש לתת את המשוב בצורה הוגנת, בונה ומכבדת תוך שמירה על פרטיות העובד ורגישות לתחושותיו. משוב שלילי או ביקורתי מדי, הניתן בפומבי או באופן משפיל, עלול דווקא להרוס אמון וליצור דמורליזציה ותסכול.
לכן חשוב לנסח את הביקורת בצורה בונה תוך הצעת פתרונות, להימנע מביטויים פוגעניים או אישיים, ולאזן במקביל גם עם משוב חיובי על החוזקות של העובד.
בסיכום, מתן משוב סדיר ואיכותי לעובדים הוא אחד התפקידים החשובים והאתגריים ביותר של מנהלים. עובדים שמקבלים הדרכה, כיוון ותמיכה דרך משוב בונה הם בדרך כלל מרוצים, מחויבים ופרודוקטיביים הרבה יותר. כדי שהמשוב אכן יוביל לתוצאות אלו יש להעביר אותו בצורה בונה, רגישה ומכבדת – ולהפוך אותו לשיח שוטף ודו כיווני המחזק את הקשר בין המנהלים לעובדים.
